Manejo de efectivo
Aguas arriba
Un viejo amigo, con un pequeño y exitoso negocio, me comentaba que su mayor dolor de cabeza es el manejo eficiente del efectivo. Lo entendí en ese instante y de inmediato replique ¡Es más que eso!
El tener un negocio en el cual el efectivo sea la parte más importante de éste, hace que necesariamente debamos evaluar cuales son los riesgos inherentes asociados y robustecer nuestros controles de inmediato. Los controles de un supermercado con 40 cajeras, no son los mismos controles que deben aplicarse en una empresa que se encargue de distribuir productos al por mayor, por lo que los mismos deberán ser confeccionados como un traje de diseñador a la medida.
Dentro de los riesgos están el hecho de que no se concilien las cuentas bancarias de manera regular, que no se realicen arqueos de manera periódica, que se deje abierta una rendija que pueda tentar al fraude o al hurto y hasta el mismo hecho social de la delincuencia común y sus constantes amenazas.
Aguas en el medio
Si usted lo analiza con detenimiento, verá que un alto porcentaje de las transacciones -por no decir todas- estuvieron, están o estarán relacionadas con el efectivo. Desde la compra de un tornillo, pasando por el pago de nómica y terminado por la facturación como hecho que materializa el proceso de ventas, están relacionados con dinero; es por ellos que su importancia está al nivel del mismísimo oxigeno.
En esta área se debe velar porque todo el dinero que deba entrar a la entidad, efectivamente lo haga de manera oportuna y en su totalidad; se debe velar porque todo el dinero que salga con motivo de honrar deudas, haya sido debidamente autorizado por los niveles apropiados y se debe garantizar que los excesos –si los hubiere- sean colocados en instrumentos financieros con rendimientos competitivos –misión compleja en la actualidad- o invertidos en el aumento o mejora de la capacidad instalada. Excesos de efectivo ociosos no contribuyen en nada, a menos que la expectativa sea la de decretarlos como dividendos, lo cual recompensaría el esfuerzo del emprendedor.
Aguas abajo
Dentro de los problemas o riesgos más comunes en el efectivo, nos encontramos con pagos indebidos, pagos dobles, robos, hurtos, sustracciones reintegradas antes de finalizar un periodo o antes de la realización de arqueos y hasta la falta de controles para evitar gastos de índole personal. Lo más importante es identificar los supuestos y actuar en función a ellos. Recuerde que primero nace la actuación antijurídica y luego la norma que la regula.
Es conveniente que los líderes de las áreas financieras lleven resúmenes en los cuales tengan visibilidad del flujograma de los controles, que conozcan la cantidad de cuentas bancarias activas y sus saldos, de la tenencia de instrumentos o equivalentes, de cajas chicas, del estatus de cheques devueltos, de cheques cobrados y no cobrados y nunca debe subestimar el hacer pruebas aleatorias no programadas, con el objetivo de detectar posibles fallas y que a la vez haga sentir un ambiente de control. El mantener contacto cercano y cordial con los ejecutivos de cuentas bancario, también serán una excelente fuente de información de primera mano, en caso de operaciones inusuales. Tenga presente que los controles serán la base de su éxito. Hasta una próxima entrega. @wlagc http://actualidadfinancierayfiscal.blogspot.com/
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