Aguas arriba
Una aceptable definición de la palabra viáticos podría ser: un conjunto de provisiones de dinero, otorgadas a una persona, con el objetivo de cubrir gastos inherentes a viajes de negocio. Dichas erogaciones deben cubrir -normalmente- necesidades básicas tales como: hospedaje, alimentación, traslado y cualquier otro que este vinculado de forma lógica y directa al viaje en cuestión.
En algunas compañías, dichas erogaciones se convierten en una suerte de caja negra, originado principalmente por la ausencia de políticas claras y obligatorias, vinculadas con la justificación de los mismos, desde el punto de vista de necesidad y desde el punto de vista legal.
Aguas en el medio
Hay un concepto que parece muy claro, pero que en la practica no puede ser pasado por obvio. El concepto de normalidad y necesidad de los gastos hace que no pueda existir un pensamiento único y estático, sino mas bien uno objetivo y pragmático.
Lo que es normal y necesario para una empresa, puede que no lo sea para otra. Lo que sea normal y necesario para mi, puede que no lo sea para otra persona dedicada a estos temas. Incluso, puede que mi percepción de normalidad y necesidad cambie de cliente a cliente, por el simple hecho de que puede que sea una realidad diferente.
Probablemente, para una entidad que sea exitosa y rentable, con trayectoria y políticas claras, pudiese ser normal y necesario que los gastos de viáticos de sus ejecutivos incluyan clase premium en un avión y cinco estrellas en el hospedaje; sin embargo, puede que esta misma situación luzca poco normal y necesario que ocurra en una entidad con perdidas recurrentes y una situación precaria y su performance.
Aguas abajo
Sin importar el tamaño de las entidades, deben políticas y practicas que permitan constatar que los gastos por viáticos, sean normales, necesarios y estén debidamente soportados, con el fin de que en caso de alguna inspección por parte de la Administración Tributaria, no sean tema objetable por parte de los fiscales actuantes.
Cada gasto que se realice en nombre de los viáticos, debe estar individua y apropiadamente apropiado. Deben estar realmente orientados a la generación de rentas y tiene que estar en sintonía con el tamaño y condiciones del negocio.
El equivocarse con el tema de los viáticos, por lo general generan problemas en cuanto a su deducibilidad y ademas, generan problemas graves en materia de impuesto al valor agregado, que incluso pudiesen originar hasta el cierre del negocio, sin contar, que este tipo de gastos son susceptibles a situaciones de fraude o de otras practicas perjudiciales para la entidad. Hasta una próxima entrega. Http://
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